В этой статье мы расскажем все о особенностях работы с электронными документами

 Если мы примем решение, заключающееся в реализации дел с использованием электронного документооборота в более широком диапазоне, появляется сомнение: как поступить с бумажными документами, подлежащими оцифровки? Электронный архив документов — это незаменимая вещь в наше время.

Если сделан скан оригинального бумажного документа, то он сохраняется, например, в виде файла .pdf – будет электронным документом в силу определения, содержащегося в ст. 3 п. 2 закона об информатизации деятельности субъектов, реализующих государственные задачи. Учитывая доказательную силу такого документа, он будет рассматриваться, вероятно, как копия бумажного документа, даже в случае проверки подлинности подписи. Отсутствие правового регулирования в этой сфере может привести к необходимости ограничения электронного документооборота для дел, инициированных и реализованных только в электронном виде, что является нецелесообразным с точки зрения рациональности информатизации администрации.

Аналогичная проблема касается и ситуации обратной – подготовка бумажных документов к передаче в архив государственного в ситуации, в которой вещь была, например, по инициативе электронным документом. В соответствии с § 7 п. 3 положения о подготовке и доставке писем в виде электронных документов можно создать копию письма в форме электронного документа, в виде с заверением печати компьютерной. Архивирования виновен подлежать, однако, документы, а не их копии.

Вместе с документами (в соответствии с § 4, п. 1 положения о детального способа обращения с электронными документами) хранятся их метаданные (о которых речь идет в постановлении о необходимых элементов структуры электронных документов) или указание на эти метаданные, если указание на это обеспечивает постоянное соответствие текущих метаданных в день получения документа. Как определено в упомянутом постановлении метаданные-это набор логически связанных с электронным документом структурированной информации, описывающих этот документ, облегчающих его поиск, контроль, понимание и длительное хранение и управление.

Здесь может возникнуть сомнение, что необходимые элементы структуры электронных документов, распространяются на всех электронных документов, возникающих в субъекте или, приходящих к нему – как указано в постановлении по делу детального способа обращения с электронными документами (§2 п. 1) – или только электронных документов, созданных и (одновременно), собранных в субъекте, как указано в постановлении о необходимых элементов структуры электронных документов (§1)? Необходимые элементы структуры электронных документов относятся только электронных документов, возникающих и в то же время, собранных в субъекте. Однако в случае рассмотрения дел электронном виде это различие следует рассматривать чисто теоретически. Ибо в соответствии с §18 пункт 1, пункт 1 распоряжения в отношении детального способа обращения с электронными документами, подготовка архивных материалов к передаче в архив государственного заключается, в частности, для сохранения документов ewidencjonowanych организованно, в структуре, определенной в правилах, выданных на основании ст. 5 п. 2а закона о национальном архивном ресурсе и архивах, то есть де-факто в постановлении о необходимых элементов структуры электронных документов. Тем самым, несмотря на запутанные организационно-правовой формы – следует сделать вывод, что любой электронный документ, производимый в единицу государственной администрации или napływający к ней, должен быть снабжен метаданными.

В целях обеспечения, в частности, возможности поиска конкретных электронных документов в системе сетевого, необходимо подготовить его для автоматического извлечения и сохранения метаданных (всего 14), а также учитывать возможность быстрого их пополнения. Это требование касается также автоматического извлечения содержимого электронного документа (§ 2 п. 4 положения о необходимых элементов структуры электронных документов). В качестве поля обязательным должны быть отмечены метаданные, указанные в § 2 абз. 2 п. 1-7 постановления о необходимых элементов структуры электронных документов. Часть из них должна быть автоматически пополнен путем компьютерной системы. В отчете в таблице 1 указаны необходимые метаданные, о которых речь идет в постановлении.